Bánh lái điều khiển chi tiêu

Một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động, chính là việc bạn theo dõi và điều khiển chi tiêu của doanh nghiệp. Ngay cả khi doanh nghiệp hoạt động trơn tru nhưng bạn vẫn không thể hiểu tại sao lợi nhuận vẫn ở mức âm, bài viết này sẽ cho bạn câu trả lời.

1. Theo dõi tài chính (Financial tracking)

Lập bảng ngân sách (budget) là việc vô cùng cần thiết để biết được doanh nghiệp của bạn kiếm tiền và tiêu tiền như thế nào. Việc lập bảng ngân sách là một cột mốc quan trọng quyết định thành công và tính bền vững của doanh nghiệp. Một bảng ngân sách sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về tài chính doanh nghiệp của mình: liệu bạn có đang có đủ doanh thu để chi trả cho những khoản cần thiết và giúp bạn có những quyết định sáng suốt hơn.

Lợi ích của việc lập bảng ngân sách:

  • Đặt ra mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho sự phát triển của doanh nghiệp
  • Theo dõi doanh thu, chi tiêu và sự lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp
  • Cắt giảm chi tiêu để tránh chi tiêu quá mức
  • Chủ động lên kế hoạch cho những mùa doanh thu không ổn định

Việc lập bảng ngân sách là việc cần làm liên tục và luôn phải được theo dõi sát sao, vì chi tiêu và doanh thu của bạn có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Nên theo dõi và chỉnh sửa bảng ngân sách mỗi tháng hoặc theo quý, đặc biệt là khi có những thay đổi như mở rộng kinh doanh. Chẳng hạn, nếu bạn biết được số tiền doanh nghiệp phải chi tiêu hàng tuần trong vòng vài tháng trở lại đây, bạn sẽ biết được số tiền phù hợp mà bạn có thể bỏ ra để thuê thêm nhân viên mới hay mở thêm chi nhánh...

Một bảng ngân sách thông thường gồm những mục dưới đây:

Doanh thu - số tiền thu được từ những hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm tiền bán sản phẩm, nguồn thu từ đầu tư, lãi suất từ khoản tiết kiệm, cổ tức (phần lợi nhuận sau thuế) và những nguồn khác.

Chi phí - tất cả những khoản chi liên quan đến việc vận hành doanh nghiệp, bao gồm chi phí trực tiếp (nguyên vật liệu), chi phí hàng tháng (lương nhân viên, tiền thuê nhà, tiền điện, nước), chi tiêu tài chính như trả nợ hoặc trả lãi vay,.. Các khoản chi phí có thể được chia làm hai nhóm:

  • Chi phí cố định không thay đổi hoặc ít thay đổi theo tháng, như tiền thuê nhà, tiền lương nhân viên, tiền bảo hiểm và chi phí dịch vụ kế toán.
  • Chi phí biến đổi thay đổi theo từng tháng, như chi phí cho sản phẩm, dịch vụ hoặc đi lại.

Lợi nhuận - phần tiền còn lại sau khi đã trừ hết chi phí từ phần doanh thu.

Chìa khóa để có một bảng chi tiêu hợp lý chính là cộng tất cả doanh thu trong vòng 12 tháng lại, dự đoán chi tiêu để ước lượng được lợi nhuận (khoản chênh lệch giữa doanh thu và chi phí doanh nghiệp) và thường xuyên kiểm tra lại bảng chi tiêu mỗi tháng.

  • Cộng dồn doanh thu: Để tạo bảng chi tiêu mỗi tháng, việc đầu tiên cần làm là liệt kê ra tất cả những nguồn thu của bạn, bao gồm chi phí bán hàng và đầu tư.
  • Ước tính chi tiêu: Cách tốt nhất để làm việc này đó là theo dõi xem doanh nghiệp của bạn chi tiêu bao nhiêu tiền trong một tháng. Chia chi tiêu ra làm chi phí cố định (chi phí không thay đổi theo tháng, như tiền lương, thuê nhà, và tiền bảo hiểm) và chi phí biến đổi (chi phí thay đổi, như tiền nguyên vật liệu hay tiền ủy thác). Cần phải tính toán càng chính xác càng tốt, vì chi tiêu hàng tháng có thể thay đổi với biến số lớn.
  • Tìm ra khoản chênh lệch: Khi bạn đã cộng xong doanh thu và ước tính được chi phí cần bỏ ra, lấy tổng doanh thu trừ cho tổng chi phí, con số bạn có được sẽ là lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu kết quả là số dương - chúc mừng bạn - doanh nghiệp của bạn đã có những nguồn lợi nhuận đầu tiên. Nếu kết quả là số âm, bạn đang chi tiêu nhiều hơn doanh thu của mình đó. Bạn sẽ cần phải cắt giảm chi tiêu hoặc tăng doanh thu lên (hoặc tốt hơn là làm cả hai) để có được lợi nhuận.
  • Theo dõi chi tiêu liên tục: Lập bảng chi tiêu chỉ là bước đầu tiên. Việc quan trọng hơn là bạn phải liên tục theo dõi bảng chi tiêu của doanh nghiệp mình để chắc chắn rằng bạn đang đi đúng hướng để đạt được những mục đích bạn đề ra. Nếu bạn cảm thấy việc chi tiêu có kế hoạch thật khó khăn thì đừng lo lắng quá, sẽ mất một thời gian chỉnh sửa liên tục để có thể cân bằng được chi tiêu cho doanh nghiệp nhưng điều này không phải là không thể. Bạn cũng cần hiểu là lợi nhuận sẽ còn phụ thuộc vào từng thời điểm kinh doanh, như những lúc cao điểm và những mùa đình trệ.

Mẫu thống kê ngân sách doanh nghiệp
hoặc tham khảo một vài công cụ quản lý ngân sách

Có một cách để lập bảng ngân sách thậm chí còn chi tiết hơn nữa, đó là ghi chép các giao dịch phát sinh hàng ngày. Thông thường, khi đủ lớn, doanh nghiệp sẽ thuê hẳn một người để theo dõi và nhập thông số vào hệ thống này.

Ngoài bảng chi tiêu cơ bản, mời bạn tham khảo thêm một số bảng kiểm kê tài chính khác có thể giúp ích cho việc theo dõi chi tiêu trong doanh nghiệp của bạn:

2. Điều phối tiền tệ (Monitor)

Việc điều phối dòng tiền thu vào từ khách hàng lẫn việc kiểm soát, sử dụng dòng tiền lãi của doanh nghiệp một cách trơn tru sẽ khiến cho việc kinh doanh của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Đầu tiên, là chủ một doanh nghiệp nhỏ, bạn nên cân nhắc xem hình thức thanh toán nào bạn muốn nhận từ khách hàng trong những hình thức sau:

  • Tiền mặt
  • Ngân phiếu (séc)
  • Thẻ ghi nợ (debit)
  • Thẻ tín dụng (credit)
  • Thanh toán di động
  • Chuyển khoản qua ngân hàng số

Bạn nên cân nhắc mô hình kinh doanh của mình trước khi chọn hình thức thanh toán, giả sử như sản phẩm của bạn đắt tiền, bạn không thể mong khách hàng sẽ mang theo thật nhiều tiền mặt để mua hàng vì điều đó rất bất tiện. Khách hàng sẽ hài lòng hơn nếu có nhiều hơn một lựa chọn chi trả khác tiện lợi hơn cho họ. Vài lợi ích và bất cập của từng hình thức thanh toán có thể kể đến:

Hình thức thanh toán Ích lợi Bất lợi
Tiền mặt

- Có sẵn tiền mặt để chủ động xoay vòng vốn và chi trả các hoạt động của doanh nghiệp.

- Hình thức thanh toán thông dụng và dễ dàng nhất.

- Nhiều khách hàng thích thanh toán bằng tiền mặt.

- Không phải trả phụ phí khi dùng tiền mặt.

- Khách hàng sẽ không muốn trả tiền mặt với một số tiền quá lớn.

- Cất giữ tiền mặt ở nhà, văn phòng hoặc vận chuyển một số lượng lớn đến ngân hàng đều rất nguy hiểm.

- Việc đảm bảo quầy thu ngân luôn có tiền thối cho khách hàng sẽ vô tình “giam" số tiền này lại, trong khi bạn có thể dùng nó cho mục đích kinh doanh khác.

- Rủi ro về sự trung thực của nhân viên thu ngân.

Ngân phiếu (séc)

- Khách hàng có thể sẽ giao dịch thường xuyên và với số tiền lớn hơn.

- Giúp khách hàng giao dịch số tiền lớn một cách an toàn.

- Bạn không cần giữ nhiều tiền mặt trong cửa hàng.

- Không phải trả phụ phí khi nhận ngân phiếu.

- Sau khi gửi ngân phiếu vào ngân hàng, bạn sẽ phải đợi một thời gian để ngân hàng xử lý giao dịch (hay còn gọi là giải ngân), sau đó tiền mới được gửi vào tài khoản của bạn.

- Đôi khi không cẩn thận, bạn sẽ nhận phải ngân phiếu giả, hoặc nếu tài khoản của khách hàng không có đủ tiền, bạn sẽ không nhận được tiền sau quá trình giải ngân.

Thẻ tín dụng, ghi nợ & các loại thẻ trả trước

- Khách hàng có thể sẽ giao dịch thường xuyên hơn, với số tiền lớn hơn.

- Giúp khách hàng giao dịch số tiền lớn một cách an toàn.

- Nhanh và tiện lợi hơn cho khách hàng khi thanh toán, so với trả tiền mặt và ngân phiếu.

- Bạn không cần giữ nhiều tiền mặt trong cửa hàng.

- Bạn không phải lo về tiền xấu, hay ngân phiếu giả.

- Khách hàng ở nước ngoài cũng có thể giao dịch dễ dàng.

- Bạn phải đợi một khoảng thời gian để giao dịch được xử lý trước khi tiền được chuyển vào tài khoản của bạn. Quá trình này thường sẽ mất từ 1 đến 3 ngày.

- Bạn sẽ phải trả một khoản phụ phí gọi là phí chuyển tiền. Thẻ ghi nợ thường sẽ có phụ phí thấp hơn.

- Bạn sẽ phải mua thêm máy chấp nhận thanh toán thẻ POS hoặc dịch vụ thanh toán online để khách hàng có thể thanh toán thẻ.

- Bạn sẽ phải xử lý các giao dịch gian lận nếu khách hàng sử dụng một thẻ giả hoặc thẻ lấy cắp.

- Nếu khách hàng khiếu nại một giao dịch, thông thường là yêu cầu bồi hoàn tiền đã giao dịch, bạn có thể sẽ mất số tiền đó.

Thanh toán di động

- Khách hàng có thể sẽ giao dịch thường xuyên hơn, với số tiền lớn hơn.

- Giúp khách hàng giao dịch số tiền lớn một cách an toàn.

- Nhanh và tiện lợi hơn cho khách hàng khi thanh toán, nếu so với trả tiền mặt và ngân phiếu.

- Bạn không cần giữ nhiều tiền mặt, tiền lẻ trong cửa hàng.

- Bạn không phải lo về tiền xấu, hay ngân phiếu giả.

- Ở một số lĩnh vực, thanh toán di động có thể đáng tin cậy hơn thanh toán bằng các loại thẻ.

- Nếu bạn bán các mặt hàng ở chợ, các hội nghị hoặc các tụ điểm trao đổi hàng hóa, bạn có thể dễ dàng mang theo hệ thống thanh toán di động

- Khách hàng ở nước ngoài cũng có thể giao dịch dễ dàng.

- Bạn phải đợi một khoảng thời gian để giao dịch được xử lý trước khi tiền được chuyển vào tài khoản của bạn. Quá trình này thường sẽ mất từ 1 đến 3 ngày.

- Bạn sẽ phải trả một khoản phụ phí nhỏ gọi là phí chuyển tiền.

- Bạn sẽ phải mua thêm máy chấp nhận thanh toán thẻ POS hoặc dịch vụ thanh toán online để khách hàng có thể thanh toán thẻ.

- Bạn sẽ phải xử lý các giao dịch gian lận nếu khách hàng sử dụng thông tin giả hoặc đánh cắp.

- Nếu khách hàng khiếu nại một giao dịch, thông thường là yêu cầu bồi hoàn tiền đã giao dịch, bạn có thể sẽ mất số tiền đó.

Ngân hàng số

- Bạn có thể nhận một số tiền chuyển khoản nhiều mà không mất phí giao dịch.

- Giúp khách hàng giao dịch số tiền lớn một cách an toàn.

- Nhanh và tiện lợi hơn cho khách hàng khi thanh toán, nếu so với trả tiền mặt và ngân phiếu.

- Bạn không cần giữ nhiều tiền mặt, tiền lẻ trong cửa hàng.

- Bạn không phải lo về tiền xấu, hay ngân phiếu giả.

- Sẽ là một lựa chọn giao dịch tốt nếu bạn bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho những doanh nghiệp khác.

- Khách hàng cá nhân có thể sẽ không cảm thấy thoải mái khi phải chuyển tiền trực tiếp cho doanh nghiệp của bạn từ tài khoản cá nhân của họ.

- Bạn phải đợi một khoảng thời gian để giao dịch được xử lý trước khi tiền được chuyển vào tài khoản của bạn.

- Bạn sẽ phải thiết lập loại hình giao dịch này với ngân hàng của bạn và ngân hàng của khách hàng, và việc thực hiện không phải lúc nào cũng đơn giản.

Bên cạnh đó khi doanh nghiệp đã bắt đầu có lời và bạn chưa có kế hoạch sử dụng chúng, bạn cũng nên tạo một hoặc vài tài khoản tiết kiệm cho doanh nghiệp của mình và mỗi tài khoản sẽ phục vụ một mục đích riêng và có thể sinh lời. Khoản tiền này sẽ giúp được bạn rất nhiều trong những kế hoạch tương lai, dùng cho các trường hợp rủi ro hoặc để đầu tư mở rộng kinh doanh,...

Vài dạng tài khoản tiết kiệm cơ bản

  • Tài khoản tiết kiệm cơ bản cho lãi suất thấp nhất, nhưng bạn có thể dễ dàng rút tiền lại và chuyển sang một tài khoản ngân hàng khác hoặc rút tiền ở máy ATM bất kỳ. Cố gắng tìm một tài khoản không tốn phí duy trì hoặc miễn phí rút tiền. Những tài khoản tiết kiệm cơ bản thường có ở những ngân hàng truyền thống hoặc cả ngân hàng trực tuyến.
  • Tài khoản kí thác theo thị trường tiền tệ thường cho lãi suất cao hơn lãi suất của tài khoản tiết kiệm cơ bản, và việc rút tiền thậm chí còn dễ dàng hơn. Bạn có thể nhận được một thẻ ghi nợ hoặc ngân phiếu có thể được sử dụng để rút tiền hoặc chi tiêu từ tài khoản đó. Tuy nhiên, thông thường một khoản tiền lớn cần được gửi vào tài khoản để đạt yêu cầu về số dư tối thiểu để mở tài khoản và số dư này cần được duy trì ở mức cao để có được lãi suất.
  • Tài khoản tiết kiệm trực tuyến cho mức lãi suất tương đương với tài khoản thị trường tiền tệ, nhưng thường sẽ không có ngân phiếu hay thẻ ghi nợ, điều này sẽ là một lợi thế nếu bạn không muốn tiêu tiền trong tài khoản này. Bạn vẫn có thể rút tiền bằng cách chuyển tiền sang một tài khoản khác. Hoặc trong trường hợp bạn có một tài khoản vãng lai trực tuyến thuộc cùng tổ chức tài chính với tài khoản tiết kiệm, bạn có thể rút tiền từ tài khoản tiết kiệm trực tuyến tại ATM. Tuy nhiên, với lựa chọn này, bạn sẽ không được tư vấn trực tiếp bởi nhân viên chăm sóc khách hàng.

Dù bạn chọn cách thức tiết kiệm nào, bạn nên cài đặt chế độ tiết kiệm tự động. Điều này đồng nghĩa với việc mỗi tháng, tài khoản vãng lai sẽ tự động chuyển một khoản tiền cố định vào tài khoản tiết kiệm của bạn. Bạn có thể tiết kiệm tiền mà không cần phải đắn đo suy nghĩ!